Cuidados ao usar Escritório Virtual

O Virtual Office, ou Escritório Virtual, é um serviço através do qual empresas ou profissionais podem ter um endereço e telefone para sua empresa rapidamente, sem a necessidade de gastar com o aluguel de um espaço próprio. Nestes escritórios, você não terá um espaço físico fixo para trabalho, mas poderá alugar salas de reuniões e usar diversos serviços como copiadora, motoboy, recebimento de correspondência, etc.
O importante para aqueles que pensam em usar um escritório virtual é conhecer bem suas necessidades e avaliar com cuidado o que cada empresa oferece. A seguir listo algumas situações nas quais o escritório virtual é útil, as vantagens em usar o serviço e os cuidados que se devem ter.

Vantagens

• Atendimento Personalizado. Você terá seu número de telefone, e a secretária atenderá a ligação com o nome de sua empresa. Todas suas chamadas podem ser transferidas para outro número de sua escolha, seu celular ou para um correio de voz.
• Baixo Custo Fixo. O custo de usar um escritório virtual é 60-70% menor do que alugar um espaço próprio. Se você não precisa estar a maior parte do tempo em um escritório fixo, o sistema virtual é uma ótima opção.
• Tranqüilidade. Você só se preocupa em pagar a conta no final do mês. Nada de administrar o pagamento do condomínio, contas de concessionárias, contratar pessoal ou instalar telefones e internet. Nem mesmo com o cafezinho você precisa se preocupar.
• Agilidade. Você pode ter um escritório com uma velocidade que seria impossível em um lugar próprio. Em algumas empresas, a ativação é feita em horas.
• Visibilidade. Existem empresas que oferecem escritórios em prédios de altíssimo padrão nas melhores regiões das grandes metrópoles.

Vantagens Financeiras de um Escritório Virtual

• Agilidade na contratação
• Dispensa de um contrato por período mínimo
• Gasto zero com investimento inicial para montagem da sala
• Estrutura para receber clientes sem ter que se preocupar com a limpeza da sala e com o cafezinho
• Profissionalismo
• Liberdade para dedicar-se apenas à sua atividade-fim

Cuidados

• Assegure que o nível do local é adequado para seu tipo de negócio.
• Evite fazer um contrato de 12 meses logo de cara. Faça uma avaliação por um período mais curto (por exemplo 3 meses), para que você tenha certeza de que o formato é adequado para você. Avalie também seus planos de crescimento, já que você pode acabar precisando de um lugar próprio.
• Se você pretende usar muitas horas das salas de reuniões, tenha cuidado. Faça as contas com calma e tenha certeza de que a conta final não vai ser maior do que a opção do escritório próprio.
• Leia bem as propostas e contratos e tire suas dúvidas sobre cada serviço antes da contratação. Por exemplo, algumas empresas incluem algumas horas de sala de trabalho em seu pacote básico, mas estas horas não podem ser usadas para receber clientes. Não deixe perguntas em aberto, porque isto poderá lhe custar caro depois.
• Não se baseie em fotos de websites para escolher a empresa. Visite várias opções para que a decisão seja tomada com o devido cuidado.
• Caso você tenha muita pressa, entenda o processo de contratação. Existem desde empresas que ativam o serviço em poucas horas, até aquelas que exigem uma grande quantidade de documentos e demoram 2 semanas para liberar seu serviço.
• Sempre que possível, faça um trial. Algumas empresas oferecem o primeiro mês sem custo e você pode testar o sistema e minimizar seus riscos.