Cuidados ao usar Escritório Virtual

O Virtual Office, ou Escritório Virtual, é um serviço através do qual empresas ou profissionais podem ter um endereço e telefone para sua empresa rapidamente, sem a necessidade de gastar com o aluguel de um espaço próprio. Nestes escritórios, você não terá um espaço físico fixo para trabalho, mas poderá alugar salas de reuniões e usar diversos serviços como copiadora, motoboy, recebimento de correspondência, etc.
O importante para aqueles que pensam em usar um escritório virtual é conhecer bem suas necessidades e avaliar com cuidado o que cada empresa oferece. A seguir listo algumas situações nas quais o escritório virtual é útil, as vantagens em usar o serviço e os cuidados que se devem ter.

Vantagens

• Atendimento Personalizado. Você terá seu número de telefone, e a secretária atenderá a ligação com o nome de sua empresa. Todas suas chamadas podem ser transferidas para outro número de sua escolha, seu celular ou para um correio de voz.
• Baixo Custo Fixo. O custo de usar um escritório virtual é 60-70% menor do que alugar um espaço próprio. Se você não precisa estar a maior parte do tempo em um escritório fixo, o sistema virtual é uma ótima opção.
• Tranqüilidade. Você só se preocupa em pagar a conta no final do mês. Nada de administrar o pagamento do condomínio, contas de concessionárias, contratar pessoal ou instalar telefones e internet. Nem mesmo com o cafezinho você precisa se preocupar.
• Agilidade. Você pode ter um escritório com uma velocidade que seria impossível em um lugar próprio. Em algumas empresas, a ativação é feita em horas.
• Visibilidade. Existem empresas que oferecem escritórios em prédios de altíssimo padrão nas melhores regiões das grandes metrópoles.

Vantagens Financeiras de um Escritório Virtual

• Agilidade na contratação
• Dispensa de um contrato por período mínimo
• Gasto zero com investimento inicial para montagem da sala
• Estrutura para receber clientes sem ter que se preocupar com a limpeza da sala e com o cafezinho
• Profissionalismo
• Liberdade para dedicar-se apenas à sua atividade-fim

Cuidados

• Assegure que o nível do local é adequado para seu tipo de negócio.
• Evite fazer um contrato de 12 meses logo de cara. Faça uma avaliação por um período mais curto (por exemplo 3 meses), para que você tenha certeza de que o formato é adequado para você. Avalie também seus planos de crescimento, já que você pode acabar precisando de um lugar próprio.
• Se você pretende usar muitas horas das salas de reuniões, tenha cuidado. Faça as contas com calma e tenha certeza de que a conta final não vai ser maior do que a opção do escritório próprio.
• Leia bem as propostas e contratos e tire suas dúvidas sobre cada serviço antes da contratação. Por exemplo, algumas empresas incluem algumas horas de sala de trabalho em seu pacote básico, mas estas horas não podem ser usadas para receber clientes. Não deixe perguntas em aberto, porque isto poderá lhe custar caro depois.
• Não se baseie em fotos de websites para escolher a empresa. Visite várias opções para que a decisão seja tomada com o devido cuidado.
• Caso você tenha muita pressa, entenda o processo de contratação. Existem desde empresas que ativam o serviço em poucas horas, até aquelas que exigem uma grande quantidade de documentos e demoram 2 semanas para liberar seu serviço.
• Sempre que possível, faça um trial. Algumas empresas oferecem o primeiro mês sem custo e você pode testar o sistema e minimizar seus riscos.

Dicas de divulgação para seu negocio

Se os possíveis clientes tiverem uma visão positiva dos seus produtos e da sua reputação antes de você ligar para eles ou antes de eles começarem a comprar, você tem muito mais chances de fechar uma venda.
Divulgação na Internet é uma ótima forma para empresas, e seus produtos ou serviços, alcançarem o seu público-alvo e, dessa forma, aumentarem as vendas, os lucros e todas essas coisas que são as que realmente todos querem.
Mas é muito fácil se “perder“ nesse quase infinito mundo de canais de divulgação na internet.

 Há basicamente duas formas de uma empresa se comunicar com seu mercado, e por mercado entenda que estamos falando de pessoas com determinadas características que correspondam ao produto ou serviço, e que têm condições de adquiri-lo. Uma é a comunicação institucional, com a qual a empresa pode sedimentar sua marca e mantê-la sempre na memória de seu público.

Um exemplo disto seria a "Pastelaria da Esquina" criar uma mensagem do tipo: "O melhor pastel da cidade está na Pastelaria da Esquina". Uma mensagem assim não tem data de validade, porém não fará o cliente correr para a Pastelaria da Esquina. Porém, quando sentir vontade de comer pastel, ele provavelmente terá a "Pastelaria da Esquina" como a marca mais forte em sua lembrança.

Outra forma de comunicação é aquela que usa uma mensagem promocional, de impacto, porém com data de validade. Exemplo? "Somente amanhã, pastel de queijo a 1 real na Pastelaria da Esquina". Pronto, esta é uma mensagem que só pode ser veiculada hoje, exige uma resposta rápida do público e é capaz de gerar resultados rápidos.

Quem acha que marketing pode ser pensado com uma mentalidade lógica e racional, acreditando tratar-se de uma ciência com 100% de precisão em seus processos, vai quebrar a cara. Usando a expressão do Joelmir Betting, que fez a mesma comparação, porém com o economista, eu diria que o profissional de marketing está para o mercado assim como o meteorologista está para a meteorologia.

Aqui estão algumas ideais para ajudar na sua divulgação… Sem gastar muito.

1. Faça os clientes se sentirem especiais. Os clientes gostam de ser reconhecidos, especialmente nos dias de hoje, em que tudo é rápido e “pelo menor preço”. “Mesmo com empresas na internet, é possível prestar um bom atendimento ao cliente”, diz Denise McMillan, dona de uma loja on-line. McMillan inclui um pequeno sachê com cheiro de rosas em todas as sacolas de jóias ou lingerie que ela vende e também envia uma carta de agradecimento escrita à mão. “O sachê e a carta custam alguns centavos, mas acrescento algo especial à compra”, ela afirma.
2. Crie cartões que os clientes queiram guardar. A maioria dos cartões de visita é descartada algumas horas depois de uma reunião. Em vez de ter seu cartão jogado fora, crie um que as pessoas realmente usem, como um bloquinho de anotações com suas informações de contato em todas as páginas. O bloco de anotações é consultado quase todo dia, guardado por 30 dias, mais ou menos, e deixa uma lembrança forte.
3. Pare de atender clientes que não dão lucro. Se essa ideia lhe dá arrepios, pense melhor. Você caiu na mentira de aumentar as vendas em vez de alavancar os lucros. Se você parar de atender clientes que não dão lucro, você tem mais tempo e recursos para clientes que realmente podem ajudar sua empresa a crescer. “Provavelmente, 20% dos seus clientes estão contribuindo para de 150% a 200% do lucro anual total; 70% não dão lucro e 10% custam de 50% a 100% do seu lucro”, afirma o consultor Michael King. Analise bem os dados de lucratividade dos seus clientes e, depois, direcione serviços especiais e propagandas para aqueles que importam.
O BCM – Business Contact Manager – é uma solução de gerenciamento de clientes e funciona no Microsoft Outlook, especialmente para pequenas empresas. Como está integrado ao Outlook, o BCM é muito fácil de usar, pois faz parte de uma ferramenta que já faz parte do dia a dia. É possível armazenar e organizar todas as informações do cliente, além de criar formulários para o registro de informações relevantes para o negócio. O BCM pode ajudá-lo a analisar os históricos dos seus clientes. Clique aqui para saber mais sobre o BCM – Business Contact Manager.
4. Crie uma lista de contatos por e-mail e mande cartas pelo correio. A maioria das empresas aproveita o poder dos e-mails e você também deve enviá-los. É muito econômico. Porém, já que o e-mail de marketing está em todos os lugares, você pode se destacar se enviar, de vez em quando, cartas pessoais pelo correio para clientes antigos e possíveis clientes. Apenas tenha certeza de que essas cartas trazem algo que os clientes querem ler, como uma análise de eventos recentes na sua área, ofertas especiais ou um agrado personalizado (um desconto na próxima compra, por exemplo). Essa correspondência tem que ter valor para quem lê, para refletir o valor dos seus produtos. Lembre: a melhor maneira de vender é divulgar.
5. Participe de feiras e conferências. Você pode criar rapidamente folders interessantes com informações de contato, encartes com novidades sobre produtos ou um pequeno site sobre um evento, tudo isso com o Microsoft Office Publisher. Saiba como fazer folder aqui.
6. Combine os negócios com prazer… E solidariedade. Realize um evento, festa ou conferência por uma causa que você apoie. Isso traz a possibilidade de conhecer várias pessoas e exibe suas habilidades de liderança.
7. Crie um destino. Uma livraria com uma cafeteria dentro. Uma loja de móveis com profissionais para cuidar dos filhos dos clientes. Por quê? Para que os clientes passem algum tempo lá. Uma manhã de domingo na livraria torna-se uma agradável rotina de fim de semana, em vez de somente uma compra. Roube essa ideia. E essa dica também vale para a internet. Usando a publicidade do tipo “pague por clique” (você só paga pela propaganda se algum usuário clicar no link para o seu site), você pode atrair público para eventos ou ofertas, observa o consultor Jay Lipe.
8. Torne-se um especialista on-line. Essa é uma estratégia de “amostra grátis” para conquistar negócios. Pesquise listas de discussão por e-mail e bate-papos on-line relevantes para sua empresa e seus clientes. Participe de vários deles publicando comentários para resolver problemas ou respondendo a perguntas. Pode ser necessário fazer isso durante um tempo. Mas a recompensa aparece na forma de clientes e indicações.
9. Flerte com a mídia local. Reportagens geram mais credibilidade do que a publicidade paga. Para receber a cobertura da mídia local, seja do jornal, da TV, de estações de rádio ou jornais de comércio, você precisa de uma notícia nova e na hora certa. Geralmente, vale a pena contratar um profissional de relações públicas ou assessoria de imprensa. Ele conseguirá espaço para as notícias, irá atrás dos representantes de veículos de comunicação e enviará comunicados para a imprensa falando sobre sua empresa. Normalmente, isso pode ser feito por um curto prazo ou de vez em quando.
10. Por fim, não deixe os clientes escaparem. Faça um esforço para trazê-los de volta. Custa muito menos trazer de volta um cliente insatisfeito ou que não aparece há muito tempo do que atrair um novo. Se você não vê um cliente há algum tempo, mande um e-mail personalizado (esse processo pode ser automatizado) perguntando se está tudo bem. Para um cliente que passou por uma situação ruim, use o telefone, reconheça a situação e pergunte se há algo que você possa fazer. Um desconto também é bom. Ser gentil com os clientes é a propaganda mais inteligente e barata que você pode fazer.
11 – Buscadores
Os Buscadores são uma das melhores mídias digitais, na minha opinião.
Existem duas formas de usar essa mídia, através de SEO e Links Patrocinados.
O SEO são técnicas e estratégias para que seu site apareça nas páginas dos buscadores sem que você precise pagar a eles por isso.
Nos Links Patrocinados, você paga ao buscador para que seu anúncio apareça na primeira página quando buscarem pelo produto ou serviço que você vende.
Acredito que os buscadores, sobretudo o Google, é uma mídia básica para qualquer um que queira crescer no mundo digital. Invista tempo e dinheiro aqui!
 12 – Redes Sociais
As redes sociais são importantíssimas em qualquer estratégia online, pois com elas você pode criar sua “mídia própria” diminuindo sensivelmente o investimento em publicidade e aumentando o relacionamento com seus clientes.
Grande parte do futuro das ações de marketing envolve o uso de mídias próprias em campanhas de cunho viral.
Aqui também você pode pagar para acelerar o processo, como no caso dos links patrocinados do Google, no Facebook você pode usar o Facebook Ads.
Esteja na principal rede social, o Facebook, depois tente encontrar outras redes sociais que seu público se interesse.
Comece por outras grandes, como o Twitter, o Pinterest, o YouTube.
Depois tente encontrar redes sociais de nicho, por exemplo, a Sky Nerd e o LinkedIn.
 13 – E-mail Marketing
Algo essencial para qualquer um, seu negócio é digital ou tem uma parte digital? Você vende produtos ou serviços pela internet? Você tenta conseguir mais clientes pela a internet?
Então, você precisa, SIM, usar o e-mail marketing.
E, não, o e-mail marketing não morreu, e nem deve morrer.
Crie um mailing list segmentado e campanhas interessantes para o seu público ( se for loja virtual, por favor, crie promoções, é disso que o povo gosta! ).
Daí, você verá o poder do e-mail marketing, e vai torcer para que seu concorrente ache que o e-mail marketing morreu.
 14 – Blog
O Blog é a principal mídia social que uma empresa pode ter, pois redes sociais podem acabar ( assim como o Orkut já acabou ), mas o seu blog permanecerá válido.
Blog também é o inicio de qualquer estratégia que envolva a otimização de mídias próprias.
Junte blog com SEO, redes sociais e e-mail marketing, e você terá um “combo” de mídias próprias muito fortes e, sabendo trabalhar, pode ser o suficiente para seu negócio online começar a crescer.

Dicas para uma boa postura profissional

A primeira impressão é a que vale, então é melhor estar preparado para mostrar uma postura profissional. E não é só a roupa que conta, as atitudes e a linguagem corporal também dizem muito sobre você.

 

O seu sucesso profissional não depende apenas da sua capacidade técnica, também é fundamental saber manter boas relações com os colegas de trabalho. Em uma pesquisa feita por Harvard, universidade norte-americana, dois terços das demissões nas corporações são causadas por dificuldades de relacionamento entre colaboradores.

Com uma jornada semanal de trabalho de 40,5 horas, segundo dados do IBGE, passamos mais tempo com nossos colegas de trabalho do que com a nossa própria família. Portanto, manter um bom relacionamento no ambiente corporativo é essencial para uma carreira de sucesso.

Veja 12 dicas para você ter uma postura profissional apropriada.

1. Aparência engloba tudo o que pode ser visto à sua volta
Objetos, mesa, seu escritório etc. Considere também a escolha dos lugares em que você marca um encontro ou reunião.
2. Inicie bem um encontro com um aperto de mão seguro e confiante
Cuidado para não apertar muito forte ou muito fraco.
3. Mostre-se aberto à conversa
Sorria, descruze os braços e tenha uma postura alinhada.
4. Pronuncie bem as palavras
Fale em tom adequado ao ambiente; não queira ser o centro das atenções.
5. Cuidado para não ser afobado, ouça antes de falar
No discurso do outro estão as dicas dos caminhos a ser seguidos para conduzir uma boa conversa.
6. Demonstre interesse ao guardar o cartão de visitas alheio
Não o jogue de qualquer forma dentro da bolsa ou do bolso.
7. No dia a dia da empresa, seja gentil e educado
A dica vale tanto para os colaboradores de posição mais simples como para os mais importantes da hierarquia empresarial. “Bom dia”, “por favor”, “com licença” e “obrigado” são palavras bem-vindas.
8. Procure estabelecer relações cordiais e de confiança com seus colegas
É importante que eles saibam que podem contar com a equipe para solucionar problemas mais difíceis.
9. No escritório ou baia, seja comedido
Limite-se a uma foto pequena de entes queridos e a itens de escritório com um toque pessoal. Deixe bichinhos, objetos espalhafatosos e ícones de hobbies em casa.
10. Não force intimidade com seus colegas
Lembre-se: a relação é de trabalho, não pessoal.
11. Evite atender a diversas ligações pessoais no trabalho
Isso faz com que todos acompanhem os pormenores de sua vida naquela semana, mês, ano.
12. Dê continuidade aos bons hábitos de postura profissional
Essa conduta é importante para consolidar a impressão positiva ao longo do tempo.

Sempre busque ponderar suas ações, reflita bastante e evite expor opiniões sobre assuntos que fogem ao escopo da empresa. Lembre-se que o ambiente corporativo é o profissional, portanto exige uma postura com mais formalidade, diferente da que mantemos diante dos amigos ou familiares.

Use frases/palavras de efeito em suas palestras!

Se nunca pensou no poder das palavras, desafio-o a fazer comigo uma reflexão de alguns minutos. As palavras podem fazer rir, chorar, criar ilusões, desfazer sonhos. Através delas expressamos os nossos desejos mais intrínsecos e os nossos afectos, os nossos medos e os nossos desgostos. Na História da humanidade, multiplicam-se exemplos de discursos que tiveram impactos de tal forma fortes, que foram capazes de alterar eventos, convicções e emoções a uma escala global.
Como podem as letras agrupadas em palavras, e as palavras em frases, produzir transformações a nível individual e ainda mais maravilhoso que isso, a nível mundial? Como podemos fazer as palavras ampliarem as nossas vivências positivas, ou minimizarem os efeitos das vivências negativas?

1.- Aprenda a Comunicar Consigo

As palavras são o meio que temos de comunicar com as outras pessoas, e para sermos eficazes nessa comunicação devemos escolhê-las com cuidado, por causa do efeito poderoso que têm. Já poderão ter existido alturas em que sentiu que o trataram injustamente por palavras que proferiu com intenção diferente da forma como foram recebidas. E em relação à forma como fala consigo? Usa o vocabulário exacto que quer para cada situação? O normal é usar um limitado número de vocábulos que tentará ajustar a situações semelhantes e recorrer a atalhos, nomeadamente generalizações como: “Os miúdos de hoje em dia são TODOS mimados!” Será que são todos? Será que são alguns? Estaria a pensar numa situação em particular?

2.- Expanda o seu Vocabulário

Para ser mais eficaz na sua comunicação consigo, o ideal seria usar a palavra certa para descrever cada situação, mas como existem variáveis infindáveis, necessitaria de um vocabulário infindável para ser o mais rigoroso possível. Vocabulários limitados levam a vivências  limitadas. O uso de atalhos vocabulares podem levar a atalhos emocionais por vezes indesejáveis. Para controlar conscientemente as suas emoções deve escolher conscientemente o vocabulário que quer e o que for mais adequado para servir as suas intenções. Dizer “O fulano é CAVALHEIRO” terá certamente um impacto diferente de dizer “O fulano é ATENCIOSO e SIMPÁTICO”. Compare ainda dizer “O filme é EXCEPCIONAL” com “O filme é MUITO BOM”.

3.- Mude o seu Vocabulário Habitual

Existem mais de meio milhão de palavras na Língua Portuguesa, no entanto é razoável estimar que devemos usar diariamente  um número bem inferior. Talvez menos de 10 mil. Pouco e limitador não? Além do mais, essa sua selecção de palavras está a ajudá-lo no dia-a-dia a atingir os seus objectivos? Ou pelo contrário cria bloqueios e padrões estéreis, pouco produtivos e até anti-sociais?
Visualize uma pessoa que admira e que poderia facilmente ser o seu modelo em alguma área na sua vida. Que tipo de vocabulário pensa que essa pessoa usa? Por exemplo, o Cristiano Ronaldo dirá para si: “Acredito que sou um jogador bom!” ou algo do género: “Acredito que sou um jogador fenomenal!”. Ou veja a frase já quase mítica do Mourinho “I think I’m a Special One”.
Nesta altura, o que eu quero que sinta, é que pode usar palavras que imediatamente o poderão fortalecer, ou pelo contrário enfraquecer. Esteja consciente disso. Só dessa forma pode substituir as que o levam a estados que não quer na sua vida, por outras que rompam esses padrões extremamente negativos. Não se tratará apenas uma questão de semântica. Usar vocabulário melhor pode levá-lo a ter uma vivência melhor.
Como exemplo, imagine que lhe é confiada uma tarefa aparentemente complicada. Se você disser para si “É impossível fazer isto” ou “Nunca vou conseguir terminar a tarefa a tempo”, entrará imediatamente num estado de bloqueio e o que vai suceder a partir daí é que toda a sua motivação e fisiologia corporal  jogarão contra si. Sentir-se-á esgotado e sem forças para fazer o que quer que seja ainda antes de começar. Experimente substituir por algo mais construtivo como: “Fazer esta tarefa vai ser um desafio muito estimulante” ou “Ainda bem que me confiaram esta tarefa, porque só eu a conseguiria terminar dado o seu grau de dificuldade”. Qual lhe parece o vocabulário mais adequado para o levar a um estado maior de recursos?

Algumas frases de efeito:

- O bom humor é a única qualidade divina do homem. (Arthur Schopenhauer)

- A vida é maravilhosa se você não tem medo dela. (Charles Chaplin)
 
- Não é preciso entrar para a História para fazer um mundo melhor. (Mahatma Ghandi)

- A melhor maneira de tornar as crianças boas é fazê-las felizes. (Oscar Wilde)

- Ninguém consegue enganar-nos melhor que nós mesmos. (Johann Goethe)

- Não é que eu tenha medo de morrer. É que eu não quero estar lá quando isso acontecer. (Woody Allen)

- A fé pode ser definida como uma crença ilógica na ocorrência do improvável. (H.L. Mencken)
 
- É melhor ter um rendimento permanente do que ser fascinante. (Oscar Wilde)

- Mesmo quando não havia nenhuma esperança, procurei dar o melhor de mim. (Orson Welles)