Dicas para uma reunião rápida e objetiva!

Mesmo com as diversas atividades que acontecem diariamente, é possível organizá-las em seu cotidiano. Para isso, é necessário administrar a quantidade de tempo adequada para cada uma delas.

Uma atividade necessária e que está presente no dia a dia da maioria dos profissionais são as reuniões. Para que você realize reuniões mais assertivas, rápidas e produtivas, selecionamos algumas sugestões para otimizar seu tempo nessas ocasiões.

1. Saiba qual o objetivo de se reunir e esclareça a todos os participantes

Todos os participantes precisam chegar à sala de reunião sabendo do que estará em pauta. O ideal é que as pessoas se preparem com sugestões, relatórios e informações que baseiem as decisões que serão tomadas naquele momento.

2. Escolha as pessoas que poderão contribuir da melhor forma

Para que esse encontro seja eficiente, o ideal é que líderes dos departamentos participem, passando para sua equipe o que foi definido na reunião em um outro momento. Desse modo ganha-se tempo.

3. Reserve um horário na sala de reunião

A reunião precisa acontecer em um lugar tranquilo, para que ninguém perca o foco e que não haja interrupções. Utilizar aquele espaço destinado a reuniões é a melhor opção.

4. Se atente ao horário e tempo de duração

O período da manhã é o mais indicado, pois todos estão com a cabeça fresca. A duração é outro fator importante e que precisa ser respeitado. Tenha em mente o tempo estimado que deseja gastar, mantenha o foco para que não se desvie do objetivo traçado anteriormente.

5. Prepare-se! Esteja um passo a frente

Você foi chamado para participar de uma reunião e já sabe o que será discutido, pois então, agora é hora de “arregaçar as mangas” entender o que estará em pauta e buscar soluções, sugestões para a questão.

6. Evite sermões e ironias, isso prejudica a produtividade da reunião

Mesmo que o estresse esteja a todo vapor, lembre-se que para o feedback dar resultado é preciso ser individual e quando estiver no controle de seu estado emocional, ou seja não é o local, nem o momento apropriado para isso. Ironia e sarcasmo bloqueiam a comunicação eficaz entre as pessoas, além de não fazer bem para a relação profissional com sua equipe.  Portanto para ter uma reunião produtiva, evite puxões de orelha e comentários improdutivos.

7. Conclusões

Você já participou de reuniões, nas quais o objetivo e próximos passos não ficaram claros? Para que aquele gostinho de dúvida não esteja entre os participantes, conclua fazendo uma retrospectiva rápida sobre o objetivo e quais são as próximas atividades a serem cumpridas.

8. Hora de fazer a ata, pois documentar é preciso

Após a reunião, reserve alguns minutos para documentar o que foi decidido e disponibilize esse documento para os demais participantes. Dessa forma todos saberão as próximas etapas evitando problemas de comunicação.

Com foco, disciplina e algumas técnicas de coaching você e sua empresa chega aos resultados mais rápidos e de forma mais eficaz.